Ved slutten av hver måned tar førstesekretærene i rådmannens stab en kontroll på journalpostene utgående brev, X og N notat som står som reservert. (ikke ferdigstilt fra saksbehandler). Er antallet stort får hver enkelt saksbehandler en liste/påminnelse om å ta en sjekk for om mulig å ferdigstille journalpostene.