Instruksen gjelder for alle som er utpekt som arkivmedarbeidere i Verran kommune. Arkivmedarbeidere kan utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv.

Ordningen med fullelektronisk arkiv innebærer at arkivmedarbeidere i ytre virksomheter kun er ansvarlig for de fagsystemer og seriearkiv (objektarkiv/arkivdeler) som fortsatt må arkiveres på papir, og som til enhver tid befinner seg hos virksomheten.

Administrativ plassering

• Arkivmedarbeidere i ytre virksomhet er administrativt underlagt leder i sin virksomhet.
• Arkivfaglig er arkivmedarbeidere underlagt arkivleder og skal rapportere til denne og til nærmeste overordnede leder.

Ansvar

• Arkivmedarbeider har et operativt faglig ansvar for virksomhetens samlede arkivtjeneste.
• Arkivmedarbeider skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
• Arkivmedarbeider har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i den ulike virksomhet videre til arkivleder.

Arbeidsoppgaver

• Arkivmedarbeider skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
• Arkivmedarbeider skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
• Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
• Arkivmedarbeider skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
• Arkivmedarbeider er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
• Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
• Arkivmedarbeider skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
• Arkivmedarbeider skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
• Arkivmedarbeiderne plikter å ta nødvendig opplæring for tilfredsstillende å kunne utføre sine oppgaver.