Arkivleders ansvar

Instruksen gjelder for funksjonen som øverste faglige ansvarlige for dokument- og arkivtjenesten i Verran kommune

Administrativ plassering

• Arkivansvar for alle kommunale arkiv inkl. arkivdepot er tillagt førstesekretærene på Fellestjenester (stabsfunksjoner)

Ansvar

• Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.
• Arkivleder skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
• Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.
• Arkivleder skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.

Arbeidsoppgaver

• Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innenfor arbeidsområdene.
• Ansvar for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt.
• Sørge for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene.
• Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert.
• Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder.
• Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk.
• Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand.
• Ansvar for bruk og lån av materiale fra bortsettingsarkiv.
• Ansvar for for at arkivmateriale som er 25-30 år overføres til kommunalt arkivdepot, registreres og arkivlegges der.
• Ansvar for drift av arkivdepot.